このノウハウで解決する課題
「AI を入れたいが、まずどの業務に入れればいいかわからない」「業務フローを聞き取ろうとすると 1 人 3 時間かかり、メンバー全員から聞くのが何週間もかかる」。AI 導入の最初のハードルです。
結論
ヒアリングを 90 分 × 6 人 = 1 日 で完結させるための、固定質問テンプレと記録フォーマット、最後に AI 候補スコアリング 30 分 を組み合わせる。所要時間 8 時間で、AI 化候補 10〜20 件が抽出できます。
（例：事務所・組織での業務棚卸しの場合。自組織の業務に合わせて適用してください）
必要な準備
- ツール: Notion / Google Docs などの共有エディタ、Claude / ChatGPT（記録の構造化用）
- 想定環境: 対面 or オンライン（録音許可を得る）
- 前提知識: 業界用語・主要業務フローの大枠
手順
1. 質問テンプレを 7 セクションに固定（90 分の内訳）
| 時間 | セクション | 質問例 |
|---|---|---|
| 5分 | 自己紹介・役割 | 担当業務・在籍年数・1日の比率 |
| 15分 | 1日の流れ | 朝イチ → 終業まで時系列で |
| 15分 | 1週間・1ヶ月の流れ | 月次・期末のスパイクを含めて |
| 15分 | よくある依頼パターン | 顧客・取引先 / 上司 / 他部門からの依頼 5 件 |
| 15分 | 困っていること Top 3 | 時間がかかる / ストレス / ミスが起きる |
| 15分 | 既に試したこと | ツール導入歴・改善施策・なぜ続かなかったか |
| 10分 | 質問の余白 | 「他に聞いておくべきことは？」 |
2. 記録は「業務 → 頻度 → 所要時間 → 痛み点」の表で
ヒアリング中に上記 4 列の表に逐次記録。Notion / Google Sheets で共有しながら書く（後で清書しない）。
3. 当日中に AI 候補スコアリング
夕方 30 分で全 6 人分の表を統合。次の 3 軸で各業務をスコア化:
- 頻度（毎日 / 週次 / 月次 / スポット）
- AI 適性（テキスト処理 / パターン認識 / 判断含む）
- 痛み度（時間 / ストレス / ミス頻度）
頻度高 × AI 適性高 × 痛み度高 = AI 化第一候補。10〜20 件抽出できれば成功。
効果と限界
効果: 従来 2 週間かかっていた業務棚卸しが 1 日完了。メンバーの協力姿勢も「短時間で済んだ」と好意的。 限界: 1 日で全業務を網羅はできない。最重要 6 人（業務代表者）の選定が成否を決める。営業・経理・専門業務の主要担当を必ず含める。
応用・派生
- 同テンプレで 半年後の効果測定ヒアリング にも使える（同じ質問で Before / After 比較）
- ヒアリング録音 → Claude に渡して「議事録 + 業務リスト + 痛み点」3 表に自動整形（プロンプト例は別記事）
