組織・ロール・権限

auto_storiesよくある疑問

社員はいくつものシステムを使い分けています。異動のたびに、外す権限と足す権限を、全部手で直すんですか？

ファンドを運用する会社の、管理部と情報システムの会話です。どんなシステムを使っているかの説明から始めて、「権限」「ロール」という言葉の意味、異動のときに誰が何を直すのか、その変更も申請と承認を通ることまで、順に説明します。

1. 

   

   芝崎 亮 情報システム

   

   三雲 楓 ファンド管理

   都内のベンチャーキャピタル。社員60人。投資家から預かった資金でファンドを運用している。

   三雲はファンド管理部。投資家とのやりとりと、ファンドの記録を担当している。

   芝崎は情報システム。社内で使うシステムの面倒を見ている。

2. ファンド管理システム	ファンド、投資家名簿、出資額、承認の申請
   共有フォルダ	契約書や議事録のファイルを置く場所
   外部データルーム	投資先や監査法人に、限った資料だけを開く外部の場所
   人事システム	社員の所属と異動を登録する

   会社によっては4つより多い。会計・経費精算・メール・チャットが、さらに別になっていることもある。

   

   芝崎 亮 情報システム

   三雲 楓 来月の異動で、Nさんがファンド管理部から投資チームへ移ります。

   三雲 楓 見られる範囲の切り替えを、お願いしてもいいですか。

   芝崎 亮 システムごとに設定が別なので、4つのシステムすべてで権限を直すことになります。

3. 会社	Autaisを使う会社そのもの。ほかの会社のデータとは混ざらない
   部署	ファンド管理部／投資チーム／経理
   役職	担当／責任者／部長
   所属	どの社員が、どの部署の、どの役職かの登録

   権限は、所属（どこにいるか）と、ロール（何をしてよいか）の2つで決まる。異動で変わるのは所属のほう。

   

   芝崎 亮 情報システム

   三雲 楓 所属の変更は、人事システムに登録しました。

   芝崎 亮 システムは、どの社員がどの部署の、どの役職かを、組織として持っています。

4. ファンド管理部	投資家名簿・出資額まで見える
   投資チーム	投資先の情報は見えるが、投資家名簿は見えない
   経理	入出金は見えるが、検討中の投資案件は見えない

   「誰に何を見せるか」を、上の4つのシステムそれぞれに設定してある。

   

   芝崎 亮 情報システム

   三雲 楓 同じファンド管理システムでも、私と投資チームでは見える情報が違いますよね。

   芝崎 亮 部署と役割で、見える情報を分けてあります。全員が全部の情報を見るようにはしていません。

5. 

   

   芝崎 亮 情報システム

   

   三雲 楓 ファンド管理

   三雲 楓 Nさんの行く投資チームは、投資先を探して、出資したあとを見る部署ですよね。

   芝崎 亮 はい。Nさんから投資家名簿を見る権限を外して、投資先の情報を見る権限を足します。

6. 外す	使わなくなるシステムとデータの権限を落とす
   足す	新しい部署で使うシステムとデータの権限を付ける
   変える	役職が上がれば、承認してよい金額の範囲も変わる
   確かめる	外し忘れ・付け忘れがないか、後から点検する

   異動は4月と10月にまとまって出て、あとは随時。上の4つを、異動した人数のぶんだけ繰り返す。

   

   芝崎 亮 情報システム

   芝崎 亮 情報システムと各部署の担当者が、外す・足す・変える・確かめるを、異動する人数のぶんだけ繰り返します。

   芝崎 亮 4月の異動は12名。1人あたり4システムなので、権限を直す作業はのべ48回になります。

7. 

   

   芝崎 亮 情報システム

   

   三雲 楓 ファンド管理

   三雲 楓 48回ぶん、システムに1つずつログインして、権限を手で直していくんですか。

   芝崎 亮 いえ。見える範囲と、してよいことは、権限という仕組みでまとめてあります。

   三雲 楓 権限、というのは。

8. どこまで見えるか	ファンド第2号の投資家名簿・出資額
   そこで何ができるか	見る・書き換える（承認はできない）

   上の行が「範囲」、下の行が「してよいこと」。2つの組み合わせが、Nさんの権限になる。

   

   芝崎 亮 情報システム

   芝崎 亮 誰が、どの情報を見てよいか。見た情報に何をしてよいか。権限は、2つの許可をまとめた設定です。

9. 投資家ごとの出資額が広まる	本人以外には伏せる約束で預かっている情報
   未公表の投資判断が漏れる	検討中の投資先が、決議の前に社外へ出る
   確定した評価額が上書きされる	見えれば書き換えもできる。悪気がなくても起きる
   監査で指摘される	「必要な人だけが見られる状態」を、後から示せない

   営業部の例の「商談情報」にあたるのが、投資家名簿と検討中の案件。上の2つはその場で漏れ、下の2つは後から効く。

   

   芝崎 亮 情報システム

   三雲 楓 そもそも、全員が全部の情報を見られてはダメなんですか。制限がないほうが早いのに。

   三雲 楓 あ、でも──営業部から生産部門へ移った人が、顧客との商談情報を見続けられたら、まずいですね。

   芝崎 亮 はい。関係のない人が情報を持つほど、情報が外へ出ていく道は増えます。

   ※【監査】決められた手順どおりに運用できているかを、記録をもとに第三者が確かめること。

10. 

    

    芝崎 亮 情報システム

    

    三雲 楓 ファンド管理

    三雲 楓 権限は、社員ひとりひとりに設定してあるんですか。60人分ですか。

    芝崎 亮 ひとりずつ権限を設定すると、変えるたびに抜けが出ます。だからロールという単位で権限をまとめます。

11. ファンド管理 担当	投資家名簿・出資額を　見る・書き換える
    ファンド管理 責任者	同じ範囲を　見る・書き換える・承認する
    投資チーム	投資先の情報を　見る・書き換える（投資家名簿は入らない）

    Nさんは上の型から下の型へ移る。投資家名簿が見えなくなり、投資先の情報が新しく見えるようになる。外すのと足すのが、型を変えるだけで同時に起きる。

    

    芝崎 亮 情報システム

    三雲 楓 ロール、というのは。

    芝崎 亮 ロールは、立場ごとに権限をまとめた型です。会社が型を先に作り、社員には型を1つ割り当てます。

    三雲 楓 「営業部の担当」という札を作っておいて、異動した人には別の札を渡す、ということですか。

12. 

    

    芝崎 亮 情報システム

    

    三雲 楓 ファンド管理

    三雲 楓 つまり、48回ログインするのではなく、Nさんが使う型を1回変えるだけ、ということですか。

    芝崎 亮 はい。人が直すのは型だけで、社員ひとりひとりの設定は触りません。

13. 申請ができた日	3月28日（人事で異動が決まると自動で作られる）
    最初に承認する人	所属長
    次に承認する人	情報システム（実際に設定を変える部署）
    切り替わる日	3月31日　ロールを「投資チーム」へ

    権限は、誰か一人の判断では変わらない。誰がいつ許可した変更かが、申請の記録として残る。

    

    芝崎 亮 情報システム

    三雲 楓 型の付け替えは、誰かが申請するんですか。

    芝崎 亮 一般には、権限の変更も稟議と同じで申請と承認を通します。人事で異動が決まると、申請が自動で作られます。

    ※【プロビジョニング】人事の異動処理に連動して、利用者の権限を自動で付けたり外したりする仕組み。

14. ファンド管理システム	自動　→　切り替わる日に、外すのも足すのも同時に反映
    共有フォルダ	手作業のタスク　担当：情報システム　期限：切り替わる日
    外部データルーム	手作業のタスク　担当：情報システム　期限：切り替わる日

    共有フォルダと外部データルームは人がやる。申請の中にタスクとして出るが、実際に外れたか・足されたかまでは、申請側では見ていない。

    

    芝崎 亮 情報システム

    三雲 楓 申請が下りれば、権限を外すのも足すのも、いっぺんに終わるんですか。

    芝崎 亮 人事のデータを受け取っているシステムは、権限を自動で切り替えます。受け取っていないシステムは手作業です。

    ※【データルーム】投資検討や監査のために、限られた相手にだけ資料を開く外部の共有場所。

15. 

    

    芝崎 亮 情報システム

    

    三雲 楓 ファンド管理

    三雲 楓 つまり、申請が下りたことと、実際に切り替わっていることは別ということですか。

    芝崎 亮 はい。手作業の分が本当に終わったかどうかは、申請の記録には残りません。

16. 一覧	見えていたファンドが一覧から消え、投資先が新しく並ぶ
    承認	承認する人から外れ、その分は次の人へ引き継がれる
    記録	誰がいつ変えたかが、監査ログに残る

    一覧・承認・記録を別々に設定するのではない。ロールを1回変えると、3つとも同時に変わる。

    

    芝崎 亮 情報システム

    三雲 楓 ロールを付け替えると、権限のほかにも何か変わるんですか。

    芝崎 亮 権限をもとに決まっている一覧と承認と記録が、まとめて変わります。

    ※【監査ログ】誰がいつ何を変えたかを、あとから書き換えられない形で残した記録。

17. 

    

    芝崎 亮 情報システム

    

    三雲 楓 ファンド管理

    三雲 楓 Autaisも、同じやり方なんですか。

    芝崎 亮 Autaisも同じ考え方です。ロールは「テナントロール」という名前で、所属と組み合わせて範囲を分けます。

    芝崎 亮 従業員と商品は、項目ごとに見てよいかどうかまで決められます。

18. 

    

    芝崎 亮 情報システム

    

    三雲 楓 ファンド管理

    芝崎 亮 Autaisでも、異動が決まると権限変更の申請が自動で作られます。

19. 

    

    芝崎 亮 情報システム

    

    三雲 楓 ファンド管理

    三雲 楓 手作業になる分は、どうやって拾うんですか。

    芝崎 亮 AIが、権限の変更結果と、実際に資料を開いた記録を突き合わせます。

    芝崎 亮 外し忘れと付け忘れを見つけて知らせます。

20. ファンド管理システム	外すのも足すのも、3月31日に反映済
    共有フォルダ	解除済
    外部データルーム（前の部署）	Nさんを招いたままの設定が残存　4月に3回の閲覧
    外部データルーム（投資先C社）	まだ招かれていない　新しい仕事が始められない
    AI管理AI	外す1件と、足す1件を候補として提示

    外し忘れが1件、付け忘れが1件。AIがするのは候補を出すところまで。直すと決めるのは人。

    

    三雲 楓 ファンド管理

    AI 管理AI Nさんの権限変更は3月31日に済んでいます。外れていない権限が1件、足りていない権限が1件あります。

    三雲 楓 2件とも直してください。

    ※【運用上の注意】AIは権限を外す・足す操作まで行えますが、実行してよいかどうかの最終承認は人が行ってください。誰がいつ許可したかは、申請と監査ログに残ります。

    ※AIに承認そのものを代行させないでください。職務分離の観点から、申請者と承認者は人として分けます。

21. 

    

    三雲 楓 ファンド管理

    AI 管理AI 直しました。3月に異動した方のうち、外し忘れか付け忘れがある方が、ほかに2名います。

    三雲 楓 定期の点検まで、外し忘れには気づかないままでした。4月に3回も開かれていたのに。

    三雲 楓 付け忘れのほうは、Nさんから言われるまで分かりません。

22. 

    

    芝崎 亮 情報システム

    

    三雲 楓 ファンド管理

    三雲 楓 最初の質問に戻りますが──のべ48回、権限を手で直す必要は、ありますか。

    芝崎 亮 ありません。型を1回変えれば、外す権限も足す権限も同時に切り替わります。

    芝崎 亮 人が確かめるのは、共有フォルダと外部データルームの2つだけです。

23. 権限	どこまで見えて、そこで何をしてよいかの許可
    ロール	立場ごとの権限の型。社員には型を1つ割り当てる
    異動で起きること	使わない権限を外し、新しく使う権限を足す。役職が変われば承認の範囲も変わる
    権限変更の申請	権限の変更も、稟議と同じで申請と承認を通る（一般的な仕組み）
    組織	会社・部署・役職・所属。異動で変わるのは所属
    Autaisの範囲	所属とテナントロールで管理操作の範囲を分ける。従業員と商品は項目ごとに可否を決める

    下のスライドで、Autaisの設定項目を1つずつ見せます。呼び方は「テナントロール」「フィールド権限」に変わる。

    

    芝崎 亮 情報システム

    三雲 楓 下のスライドで、Autaisで設定できることを1つずつ見せてもらえますか。

    ※作中の社名・人物・日付・件数は説明のための設定で、製品の既定値や実績値ではありません。

作中の社名・人物・数値は架空です。実績値ではありません。